Anca / stock.adobe.com, generiert mit KI
Eigentümer schreiben Verwaltungen per KI etwa zu baulichen Veränderungen, oft mit Rechtsfehlern. Der Verwalterverband appelliert an sachliche Kommunikation.
Generative Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT verändert den Schriftverkehr in der Immobilienverwaltung grundlegend. 93 Prozent der Verwaltungen haben bereits Schreiben von Wohnungseigentümern oder Mietern erhalten, die erkennbar oder mutmaßlich mithilfe von KI entstanden sind. Bei 61 Prozent gehen solche Schreiben wiederholt ein. Das zeigt eine Umfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) unter 166 Verwaltungsunternehmen für den aktuellen VDIV-Verwalter-Monitor „Wenn KI mitschreibt“. Der Mehraufwand ist enorm. Dabei sind über 62 Prozent der Verwaltungen bereits deutlich überlastet, wie das Branchenbarometer kürzlich ermittelt hat.
Zuschriften werden zahlreicher und länger
Die E-Mails werden zahlreicher, länger und juristisch aufgeladener. 73 Prozent der Befragten verzeichnen mehr Zuschriften, 80 Prozent einen größeren Umfang. 74 Prozent stellen häufigere Verweise auf Paragraphen und Urteile fest, 77 Prozent mehr konkrete Forderungen oder Fristsetzungen. 79 Prozent der Verwaltungen berichten deshalb von zusätzlichem Bearbeitungsaufwand. Er beträgt im Schnitt rund 66 Minuten je Mitarbeitenden und Woche. 39 Prozent benötigen mehr als eine zusätzliche Stunde.
KI-Schreiben halten rechtlicher Prüfung oft nicht stand
Viele KI-Anschreiben wirken auf den ersten Blick fachlich fundiert, halten einer rechtlichen Prüfung aber nicht stand. 73 Prozent der Befragten sind bereits auf falsche Rechtsbehauptungen, unzutreffende Fundstellen oder nicht existierende Urteile gestoßen. Die Verwaltungen erkennen vor allem erfundene, veraltete oder nicht einschlägige Urteile, falsche oder überholte Rechtsgrundlagen und eine Vermischung von Rechtsgebieten.
Häufig berücksichtigen die Schreiben weder Regelungen aus Teilungserklärungen noch gefasste Beschlüsse oder vertragliche Vereinbarungen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Diese sind individuell, eine privat genutzte KI kann sie nicht erkennen. Die Verwaltung muss trotzdem jede Behauptung prüfen und oft widerlegen. Wer häufig mit fehlerhaften Anschreiben konfrontiert ist, benötigt im Median sogar 90 Minuten zusätzlich pro Woche.
Eigentümer und Mieter setzen unterschiedliche Schwerpunkte
In der WEG-Verwaltung haben 89 Prozent der Befragten KI-unterstützte Schreiben erhalten, in der Mietverwaltung 91 Prozent. Eigentümer schreiben vor allem zur Verwaltertätigkeit (48 Prozent) und zu baulichen Veränderungen (41 Prozent). Mieter wenden sich am häufigsten zur Betriebskostenabrechnung (72 Prozent), zu Mängeln (55 Prozent) und zur Mietminderung (54 Prozent) an die Verwaltung.
VDIV appelliert an sachliche Kommunikation
„Dass Eigentümer und Mieter ihre Anliegen mithilfe von KI formulieren, ist grundsätzlich nachvollziehbar. Problematisch wird es, wenn seitenlange Schreiben mit falschen Paragraphen und teilweise erfundenen oder falsch wiedergegebenen Gerichtsurteilen Arbeitszeit binden, die Verwaltungen deutlich effizienter und im Sinn ihrer Kunden nutzen könnten“, sagt Martin Kaßler, Geschäftsführer des VDIV. „Gute Verwaltung lebt von einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit. Eine kurze, sachliche Anfrage löst viele Probleme schneller als jedes noch so ausführliche Schreiben.“ Der VDIV rät, rechtliche Aussagen von KI-Tools immer kritisch zu hinterfragen, bevor sie zur Grundlage von Forderungen, Fristsetzungen oder Beschwerden werden.
Auch die Immobilienverwaltungen nutzen KI. 95 Prozent setzen sie im Umgang mit rechtlich argumentierenden Schreiben ein, etwa für Antwortentwürfe oder die Recherche. Dafür gibt es speziell angelernte KI. „KI kann ein gutes Werkzeug sein – auf beiden Seiten. Sie ersetzt aber keine Fachkompetenz und keinen sachlichen Austausch“, betont Kaßler.
Der VDIV hat die Verwaltungen vom 24. September bis 8. Oktober 2026 anonym online befragt. Die Stichprobe ist nicht repräsentativ. Die Umfrage erfasst die Einschätzung der Verwaltungen, ob Schreiben erkennbar oder mutmaßlich KI-unterstützt sind. Die Ergebnisse der Umfrage finden Sie hier.
Quelle: VDIV / oja
