Das sind Programme, die sich um die kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Bereiche von Planungsbüros ebenso kümmern, wie um alle internen, für die Projektplanung und -realisierung notwendigen Aktivitäten. Sie helfen bei der Planung, Steuerung und Bewertung des wirtschaftlichen Erfolgs – sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros. Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten, sämtliche unternehmerischen Ein- und Ausgaben erfasst, sind kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Der Büroinhaber erhält dadurch eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Bürosituation. Darüber hinaus bieten die Programme Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation.
Was können digitale Büromanager?
Da das Büromanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP-Software in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Kerndaten (sogenannte Stammdaten: Mitarbeiter, Projekte, Kostenstellen etc.) gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter-/Projektzeiterfassung, Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenkontrolle, das Dokumentenmanagement und einiges mehr. Zur Kernfunktion gehört die interne und externe Kommunikation: Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Verantwortliche Zugang zu allen Kommunikationskanälen wie Telefon, E-Mail, Brief, Fax, Besprechungsnotiz etc. sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz mit sämtlichen Ein- und Ausgängen aller Mitarbeiter.
Der wichtigste Kommunikationskanal – die elektronische Post – ist meist über eine Schnittstelle zu MS-Outlook integriert. Interne Informationen lassen sich über ein digitales „schwarzes Brett“ im Büro schnell verteilen. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung sorgt für eine schnelle Terminübersicht und Terminkoordination einzelner Mitarbeiter und des gesamten Projektteams sowie für einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern und Geräten. Über einen automatischen Abgleich des Kalenders mit MS-Outlook ist jeder im Büro aktuell informiert, was, wann, wo stattfindet.
In diesem Zusammenhang immer wichtiger wird der Datenaustausch mit mobilen Geräten wie Smartphones, Pocket-PCs oder Netbooks: Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine oder Aufgaben lassen sich per Mobilfunk quasi in Echtzeit, respektive zeitversetzt per Bluetooth-Schnittstelle mit dem Bürorechner synchronisieren. Ressourcenpläne und -kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht sowie Auslastungspläne helfen, Mitarbeiter zeitlich, aber auch im Hinblick auf ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen. Sogar die Telefonanlage kann über die sogenannte TAPI-Schnittstelle mit der BMSP-Software verknüpft werden. Dann können eingehende Anrufe über eine Nummernerkennung identifiziert und automatisch den Projekten/Kontakten zugeordnet werden. Die Gesprächsdauer wird protokolliert und projektbezogen in der Zeiterfassung dokumentiert. Eine Gesprächshistorie informiert Projektmitarbeiter über den aktuellen Stand der Dinge.
Internes Projektmanagement
BMSP-Software unterstützt nicht nur das Büro-, sondern auch das interne Projektmanagement. Das sind alle internen, die Projektplanung und -realisierung unterstützenden Aktivitäten: Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten und so weiter. BMSP-Software verbessert den Informationsfluss durch mehr Transparenz, eine bessere Verteilung von Informationen und Dokumenten sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Such- und Wegezeiten.
Damit Planer ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit der Dokumentsuche vergeuden, sorgt eine einheitliche Suchfunktion dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge in Sekundenschnelle gefunden werden. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden durch eine zentrale Datenablage vermieden. Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte in Sekundenschnelle abrufen – vorausgesetzt Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Pläne, Honorare, Budgets etc. werden konsequent mit den Projekten verknüpft. Projekte müssen sich auch rechnen. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, müssen Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst werden.
Werden die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert und mit dem erzielten Honorar verglichen, lässt sich schnell prüfen in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte lassen sich interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimieren. Um Kostenüberschreitungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, muss der Planer zwangsläufig die Baukosten permanent überwachen. Einige wenige BMSP-Programme bieten deshalb auch Werkzeuge für die Kostenverfolgung (z.B. Wiko).
Was kann BMSP-Software nicht?
Rechnergestütztes Büro- und Projektmanagement funktioniert allerdings nur, wenn Grundstrukturen einer halbwegs effizienten Büroorganisation schon vorhanden sind. Die Software schafft von sich aus keine Ordnung, sondern setzt diese voraus: Etwa einen Organisationsplan, der festhält, wer welche Aufgaben mit welchen Werkzeugen erledigt, eine Projektstruktur, die festlegt, wo welche Informationen abgelegt werden sowie Regelabläufe, die immer wiederkehrende, bewährte Tätigkeitsabfolgen definieren und anderes mehr. Da diese Dinge in den Büros unterschiedlich gehandhabt werden, muss sich BMSP vorhandenen Bürostrukturen anpassen – und nicht umgekehrt!
Neben der Software-Einarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb – stärker noch als bei CAD und AVA – vor allem von einer individuellen Software-Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe von Stammdaten und eine Integration in vorhandene Büroabläufe geprägt. Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen müssen angepasst oder Büroprozesse synchronisiert werden. Dabei sollte übrigens auch die Chance wahrgenommen werden, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zusammen mit dem Software-Anbieter, respektive Vertriebspartner, der in der Regel die Abläufe anderer Büros kennt, zu optimieren. Auch Formulare und Begrifflichkeiten sollten vom Hersteller oder Anwender an bürointerne Gebräuche anpassbar sein.
BMSP muss individuell zugeschnitten werden. Dieser Prozess kann, inklusive einer eventuellen Übernahme von Altdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Eine weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen BMSP-Einstieg ist Konsequenz. Die beste Software nützt nämlich nichts, wenn die Mitarbeiter Telefonnotizen oder Termine weiterhin gelben Klebezetteln anvertrauen. Ist die Software einmal im Büro, müssen ausnahmslos alle Mitarbeiter mitziehen. Digitale Projektmanager sind zweifellos hilfreich, können Planer von Routinetätigkeiten befreien, die Planungssicherheit steigern, Prozesse beschleunigen und Zeit einsparen. Aufgaben und Probleme, die insbesondere im Planungs- und Bauablauf auftreten, muss der Planer allerdings mit seinem Fachwissen, Know-how und seiner Erfahrung selbst lösen.
Checkliste: Das sollte BMSP können
Der Funktionsumfang von BMSP-Lösungen ist recht unterschiedlich, was teilweise am Konzept liegt: Während die meisten Lösungen sowohl das Büro- als auch Projektmanagement abdecken, haben andere ihre Stärken in einem der beiden Bereiche. Auf folgende Merkmale sollte man besonders achten: Da ist zunächst der Anbieter. Mit dem Softwarekauf geht man mit ihm eine längerfristige Beziehung ein, z.B. im Hinblick auf die Installation und bürospezifische Anpassung der Software, den Support, Software-Updates/Upgrades oder Wartungsverträge. Deshalb sollte man sich auch ihn genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Architektur- oder Ingenieurbüros setzten die Software bereits ein? Wie gut ist der Support etc.?
Das Softwarekonzept gibt an, ob es sich um eine ein-, mehrplatz-, respektive netzwerkfähige Lösung handelt und ob ein mobiler Datenzugriff möglich ist. Die meisten Programme sind unter den Windows-Betriebssystemen XP, Vista und 7 lauffähig, nur wenige unter Linux und/oder Mac OS. Die Einsatzbereiche geben an, ob man die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch Funktionen für das Dokumentmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das betriebliche Controlling oder die HOAI-Abrechnung einsetzen kann. Zu den typischen Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung, die Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Wichtig ist eine MS-Outlook-Anbindung, optional auch TAPI-Unterstützung. Zu den Projektfunktionen gehören die Aufgaben-, Termin- und Ressourcenverwaltung sowie die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus. Das Bürocontrolling überwacht Zeiten, Soll-Ist-Daten, Projekt- und Bürokennzahlen.
Verfügt das Programm aktuell über eine PeP7-Zertifizierung, so ist dies in der Tabelle mit einem Häkchen versehen. Optionale Prognosen und Liquiditätsübersichten sorgen für mehr Sicherheit. Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML etc. ermöglichen die Weiterbearbeitung und den digitalen Austausch von Büro- und Projektdaten. Angesichts möglicher gesetzlicher Änderungen und der hard- und softwaretechnischen Entwicklung sind Updates wichtig. Die Software sollte mindestens einmal pro Jahr aktualisiert, respektive erweitert und verbessert werden. Die Update-Kosten sollten im Wartungsvertrag enthalten sein und etwa 10 bis 15 % des Software-Listenpreises pro Jahr kosten. Der Support sollte per Telefon, Fax, E-Mail oder Fernwartung möglich sein und nach Möglichkeit auch einen Zugriff auf häufig gestellte Fragen (FAQ) sowie ein Anwender-Forum bieten. Von den Anbietern angegebene Alleinstellungsmerkmale heben die Besonderheiten der Software hervor. Bei den Preisangaben sollte man neben dem Preis für die Basissoftware und die Module auch auf den jeweiligen Funktionsumfang achten. Modularität kann nämlich auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen (z.B. wichtige Schnittstellen) bei dem einen Programm bereits enthalten sind, beim anderen teuer hinzugekauft werden müssen.
Was bietet der Markt?
Über 30 deutschsprachige Büro-/Projektmanagementprogramme bietet der Markt. Darunter befinden sich auch allgemeine, für mehrere Branchen adaptierte Lösungen. Letzteres kann allerdings dazu führen, dass Hersteller und Software nicht immer die Sprache von Planern sprechen. Sechs Produkte sind bisher nach dem sogenannten PeP7-Standard zertifiziert (Acclaro, IsyControl, ProjektPro, untermStrich, Visuplus und VVW Control). Er soll eine verlässliche, vergleichbare Beurteilung der wirtschaftlichen Situation eines Planungsbüros ermöglichen. Die Preise liegen zwischen 1000 und 5000 Euro – je nach Produktkonzeption und Ausbaustufe. Für Leistungs-/Kostenvergleiche bei der Kaufentscheidung ist die Frage wichtig, welche Funktionen im Basisprogramm bereits enthalten sind und welche Module zusätzlich angeschafft werden müssen.
Da nahezu alle Lösungen modular strukturiert sind, lässt sich die Software der jeweiligen Bürostruktur, individuellen Anforderungen und spezifischen Aufgabenschwerpunkten (auch nachträglich) anpassen. Weniger ist deshalb beim Einstieg mehr: Zunächst sollten nur für jene Bereiche Module gekauft werden, wo der Schuh am meisten drückt (Zeiterfassung, Controlling etc.), sonst kann man sich schnell verzetteln. Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und die Kosten für einen eventuellen Software-Wartungsvertrag. Da man mit dem Hersteller eine längere Beziehung im Hinblick auf Schulungen, Software-Anpassungen, Updates/Upgrades, gesetzliche Änderungen, HOAI etc.) eingeht, sollte man auch diesen unter die Lupe nehmen. Eine gute Orientierung bei der Software-Auswahl bieten (neben dem Online-Produktvergleich) auch Checklisten (siehe „Weitere Infos“).
Unter dem Webcode 1090 haben wir für Sie einen Produktvergleich zur Verfügung gestellt. Geben Sie den Webcode einfach auf der Startseite http://www.geb-info.de ein. Sie gelangen danach direkt zum Vergleich.
INFO
Digitale Projektmanager gibt es viele …
Neben BMSP-Software versprechen auch andere Programmkategorien Hilfe bei der Realisierung und Steuerung von Projekten: Software für die Bauzeitenplanung hilft den Überblick über Abläufe, Termine und Ressourcen zu bewahren. Mehr oder weniger umfangreiche Kostenmanagement-Funktionen von AVA-Programmen helfen, Baukosten nicht nur im Vorfeld zu planen, sondern im Projektverlauf auch zu kontrollieren und zu steuern. Auch Internetbasiertes Projektmanagement (IBPM), auch „Projektkommunikationsmanagement-System“ (PKMS) oder „Virtueller Projektraum“ genannt, sorgt für mehr Effizienz bei der Kommunikation mit Projektpartnern, dem Austausch von Plänen und Dokumenten und beschleunigt Projektabläufe.
Weitere Infos*
Marktübersicht BMSP-Software
http://www.bak.de/site/1714/default.aspx BAK-Info: „Büroorganisation/Management“
https://dvpev.de/ Dt. Verband Projektmanager Bau- u. Immobilienwirtschaft
https://www.gpm-ipma.de/ Gesellschaft für Projektmanagement
http://www.ispri.de Marktstudie Projektmanagement
http://www.managementsoftware.de Infozentrum Managementsoftware
http://www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und -Kennzahlen
http://www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software
http://www.pmaktuell.org Projektmanagement-Fachmagazin
Checklisten:
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Literaturhinweise/Quellen*
DIN 69901 (Teil 1–5, Ausgabe: 2009-01): Projektmanagement. Grundlagen, Prozesse, Prozessmodell, Methoden, Daten, Datenmodell, Begriffe, Beuth-Verlag, Berlin 1/2009
Goldammer, D.: Der Wandel im Planungsbüro. Nichts bleibt wie es war, Schiele & Schön, Berlin 2006
Goldammer, D.: Wirtschaftlichkeit im Planungsbüro. Erfolg ist kein Zufall, Schiele & Schön/Vogel, Berlin 2004
Greiner, P./Mayer, P.E./Stark, K.: Baubetriebslehre – Projektmanagement. Erfolgreiche Steuerung von Bauprojekten,
Vieweg+Teubner, Wiesbaden 2009, Vorschau: http://books.google.de
Kochendörfer, B./Liebchen, J.H./Viering, M.G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen, Vieweg+Teubner, Wiesbaden 2010, Vorschau: http://books.google.de
Volkmann, W.: Projektabwicklung für Architekten und Ingenieure, Handbuch für die planerische und baupraktische Umsetzung, Verlag für Wirtschaft und Verwaltung Hubert Wingen, Essen 2003
INFO
Weitere Programme und Anbieter*
3pleP Project Suite (http://www.3plep.com)
ABK7 (http://www.abk.at)
ArchiFile (http://www.archifile.de)
BPS i-plus (https://www.bps-software.de/)
Büro[+] (http://www.ocm-software.de)
Docma (http://www.edr-projekt.com)
GBIS.Net (http://www.abp-software.de)
GRIFF (http://www.technosoft-deutschland.de)
InfoCenter (http://www.staware.com)
OfficeWare (http://www.officeware.de)
PMCA (http://www.pmca.de/de/)
PRObasis (http://www.derop.de)
SDR-Optimus (http://www.sdr.at)
SJ Office (http://www.sj-software.de)
SMART (http://www.software-fs.de)
Start+ (https://www.startp.de/)
SV ProKalk (http://www.salveter.de)
ZT-Office (http://www.mursoft.at)
* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit!
AUTOR
Dipl.-Ing. Marian Behaneck war nach dem Architekturstudium und freier Mitarbeit bei mehreren Architekturbüros 14 Jahre in der Dokumentation, Marketing und PR der Bausoftware-Branche tätig. Er ist Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich.
