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Mit Dokumenten-Management den Überblick behalten

“Papierkram“ im Griff

Untersuchungen zufolge verbringt man – je nach Arbeitsweise – zwischen 10 und 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit Dokumentsuche, -vewaltung und -archivierung. Auch in den Planungs- und Energieberaterbüros wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Projektdaten sorgen voluminöse grafische Plandaten für volle (digitale und „analoge“) Ordner in den Büros. Auch das Internet und namentlich die elektronische Post spülen täglich eine Informationsflut an, die kaum mehr zu bewältigen ist. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche, produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Dokumenten-Management-Systeme (DMS), so versprechen es zumindest die Anbieter, kanalisieren Informationen, minimieren das Datenvolumen, verkürzen die Suche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Bürokosten und steigern die Produktivität – und das Beste: DMS-Software räumt den Schreibtisch auf!

Wer am eigenen Schreibtisch oder – krankheits- oder urlaubsbedingt – beim Kollegen schon mal dringend ein Dokument gesucht hat und dabei zunächst „paläontologische“ Schichten abtragen musste, lernt einen elektronischen Dokumenten-Manager schnell schätzen. Werden alle ein- und ausgehenden Dokumente konsequent ins System eingepflegt, findet man Dokumente per Schnellsuche oder erweiterte Suche nach diversen Suchkriterien auch tatsächlich blitzschnell – vorausgesetzt, alle Informationen liegen digital vor und sind auf einem Netzwerk-Verzeichnis abgelegt. Dann bleiben die Dokumente konsistent und liegen zentral nur in einer einzigen Originalfassung vor, was Fehler durch unterschiedliche Aktualitätsstände vermeiden hilft. Eine Archivierungsfunktion sorgt für die sichere Ablage, eine Komprimierungsfunktion für eine optimale Speicherplatz-Nutzung. Für die Projektdokumentation ist die Dokument-Archivierung ebenso ideal, denn quasi auf Knopfdruck können alle projektrelevanten Briefe, Dokumente und Pläne auf eine CD/DVD gebrannt und Kunden oder Bauherren als besondere Dienstleistung übergeben werden. Dank einer Historienverwaltung weiß jeder Mitarbeiter, wann welche Briefe, Aktennotizen, Protokolle oder Pläne von wem bearbeitet worden sind. Wiedervorlage-Funktionen verhindern, dass wichtigen Vorgänge verloren gehen. Ein Passwortschutz und individuelle Mitarbeiterprofile definieren die Zugriffserlaubnis auf bestimmte Bereiche oder Dokumente. Ist ein passwortgeschützter Zugriff auf Dokumente auch über einen sogenannten Web-Client möglich, lassen sich Büro- und Projektdaten auch zeit- und ortsunabhängig nutzen. Das alles hat positive Auswirkungen auf innerbetriebliche Abläufe: Entscheidungsprozesse werden beschleunigt, Kundenfragen zügiger beantwortet, Liegezeiten von Vorgängen werden vermieden etc. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Such- und Wegezeiten werden innerbetriebliche Kosten gesenkt. Auch die Qualität von Planungs- oder Beratungsleistungen kann gesteigert werden (höhere Transparenz, automatische Dokumentation, Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten etc.).

Schlagworte machen Dokumente auffindbar

Nicht nur digitale Dokumente, auch lediglich in Papierform vorliegende Unterlagen, wie etwa die gelbe Eingangspost, werden berücksichtigt. Sie werden an einem speziellen Scan-Arbeitsplatz, der auch mehrseitige Dokumente, optional auch großformatige Pläne rationell scannen kann, digitalisiert. Digital abgelegt werden Papiervorlagen entweder als Grafik- oder PDF-Dokument oder als sogenannter OCR-Text (Optical Character Recognition = automatische Schrifterkennung). Damit ein Dokument wiedergefunden wird, müssen ihm in der zentralen Datenbank des DMS-Programms Suchmerkmale – auch Schlagworte, Attribute oder Indizes genannt – zugeordnet werden. Erst über die Gesamtheit aller Schlagworte (Titel, Autor, Erstellungsdatum, Projekt etc.) enthält ein Dokument ein individuelles Profil, das es unter verschiedenen Suchbedingungen auffindbar macht. Die Schlagworte werden bei der Erfassung automatisch oder halbautomatisch generiert, lassen sich aber auch nachträglich manuell eingeben. Bei der sogenannten „Volltextindizierung“ wird jedes Wort eines Textes (Kunden-Nr., PLZ, Rechnungs-Nr. etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt. Über die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe, die sich unterschiedlich verknüpfen lassen, ist es jederzeit wiederauffindbar. Neben der physisch greifbaren Papiervorlage, kann ein Dokument auch beliebige digitale Informationen mit einer beliebig komplexen Struktur enthalten. Dokumente können Texte, Tabellen, Datensätze, CAD-Daten, Fotos, gescannte Text- oder Pixeldateien, Web-Formulare, HTML-Seiten, Video- und Ton-Aufzeichnungen, elektronisch signierte Dateien oder E-Mails mit und ohne Anhang sein. DMS-Lösungen sollten also möglichst viele Datenformate berücksichtigen und diese auch anzeigen können. Eine zunehmende Bedeutung erhält die E-Post: Deren kontinuierliche Zunahme belastet die dafür zuständigen Rechner/Mitarbeiter, lässt Büroarbeitsplatzspeicher überquellen und bindet Mitarbeiterkapazitäten. Deshalb sollte eine umfassende DMS-Lösung auch entsprechende Funk­tionen enthalten, mit denen der E-Mail-Verkehr zentral organisiert, technisch kontrolliert und verwaltet werden kann. Werden entsprechende Systeme dem Unternehmensnetz vorgeschaltet, lassen sich ein- und ausgehende E-Mails entweder selektiv oder automatisch verwalten und archivieren. Werden der Betreff, der E-Mail-Text und Anhänge automatisch nach Schlüsselwörtern gefiltert, „weiß“ das Programm, wo die E-Mail hingehört und legt sie selbstständig, meist projektbezogen in den passenden Ordner ab.

Welche DMS-Lösungen gibt es?

Gleich mehrere Software-Kategorien bieten mehr oder weniger umfangreiche Funktionen für das Management von Dokumenten: Zunächst sind dies allgemeine Dokumenten-Management-Systeme mit unterschiedlichen Funktionsschwerpunkten in den Bereichen Archivierung, Recherche oder Workflow-Management. Darunter wird die optimierte, informationstechnische Abwicklung bürointerner Prozesse verstanden, mit dem Ziel, Vorgänge zu beschleunigen und interne Kosten zu senken. So bieten DMS-Lösungen teilweise auch Funktionen für die Projektorganisation, das Büromanagement, die Ressourcenplanung etc. – und umgekehrt. Die in einigen Planungsbüros bereits vorhandene Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) kann meist ebenfalls mit grundlegenden Dokumentmanagement-Funktionen aufwarten. Daneben verfügen auch einige kaufmännische Branchenprogramme oder Programme für die Unternehmens- und Ressourcenplanung (ERP) sowie für die Ausschreibung und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) über Basisfunktionen oder sie können durch Zusatzmodule erweitert werden.

Angesichts der Fülle an Software-Lösungen ist es nicht einfach, das für das jeweilige Unternehmen passende Produkt zu finden. Auswahlkriterien sind der Funktionsumfang, die Anpassungsfähigkeit an vorhandene Software- und Hardware-Strukturen, die Möglichkeiten der automatischen oder manuellen Klassifizierung von Daten, die Indizierung und gezielte Suche von Unterlagen oder die Automatisierung von Vorgängen. Die Bandbreite reicht von der einfachen, strukturierten Dokumentenablage, inklusive Indizierung und Archivierung der Dokumente, bis hin zu umfassenden, integrierten Client-Server-basierenden Lösungen für global agierende Projektteams. Entsprechend breit ist auch die Preisspanne für DMS-Lösungen: von 1000 Euro bis mehrere 10000 Euro reicht das Spektrum. Hinzu kommen laufende Kosten für einen Pflegevertrag und (meist jährliche) Updates/Upgrades. Sind im Büro bereits BMSP-, AVA-, ERP-, respektive kaufmännische Lösungen vorhanden, sollte man in jedem Fall zunächst prüfen, ob nicht auch das integrierte oder modular erweiterbare Dokumentmamangement-Modul ausreicht. Entscheidet man sich für eine separate DMS-Lösung, sollten Schnittstellen sicherstellen, dass sich das Programm in vorhandene Softwarestrukturen des Unternehmens problemlos einfügt.

(Steuer-)Rechtliche Aspekte

Neben informationstechnischen, Kosten- und Produktivitätsaspekten hat die Verwaltung und Archivierung gedruckter oder elektronischer Dokumente auch einen (steuer-)rechtlichen Gesichtspunkt. So schreibt das Steuer- und Handelsrecht buchführungspflichtigen Unternehmen für steuerrechtlich relevante Dokumente, wozu auch bestimmte E-Mails gehören können, eine Datenaufbewahrung von bis zu 10 Jahren vor. Seit 2002 muss steuerlich relevante elektronische Korrespondenz nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) separat und elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein, archiviert werden und für die Steuerbehörden über die sogenannte IDEA-Schnittstelle verfügbar sein. Zu den steuerlich relevanten Daten zählt prinzipiell alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist, insbesondere alle Daten der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Aber auch alle Schriftstücke, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder seine Durchführung bzw. seine Rückgängigmachung zum Gegenstand haben, können relevant sein. Dazu zählen Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht dazu gehören die allgemeine Informationskorrespondenz oder nicht zu einem Geschäftsabschluss führende Angebote. Neben buchführungspflichtigen Unternehmen sollten auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, aber steuerlich relevante Unterlagen digital erzeugen, empfangen und bearbeiten, die Grundsätze der GDPdU beachten.

DMS? Ja, aber bitte automatisch!

Das effiziente Ordnen, Verwalten, Verteilen und die strukturierte Ablage und Archivierung von Informationen wird in Zukunft noch wichtiger als bisher. DMS-Lösungen für die strukturierte Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schaffen alleine zwar keine Ordnung, aber sie stellen Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den zeitlichen, personellen und organisatorischen Aufwand für die Bewältigung des täglichen „Bürokrams“ deutlich minimieren, Freiräume schaffen und die Qualität einer Beratungs- oder Planungsleistung verbessern können. DMS funktioniert im Unternehmen jedoch nur, wenn sich – wie etwa bei der Zeiterfassung – alle Mitarbeiter an grundlegende Vorgaben und Regeln halten. Dazu gehört etwa das konsequente Einpflegen aller ein- und ausgehenden Dokumente. Deshalb sollten sowohl Programm-Automatismen (Verschlagwortung etc.) als auch automatisierte Büroabläufe (Scannen von Papiervorlagen etc.) dafür sorgen, dass der „menschliche Faktor“ (Zeitnot, Vergesslichkeit, fehlende Motivation etc.) eine möglichst geringe Rolle spielt.

Marian Behaneck

INFO

Tipps für ein erfolgreiches Dokumenten-Management

Vor der Software-Auswahl ein Pflichtenheft zusammenstellen, das alle wichtigen Funktionswünsche enthält.

Vor dem Kauf Software live (ggf. per Desktop-Sharing) vorführen lassen und anschließend Testversion im Büro installieren und testen.

Alle Mitarbeiter in die Software-Einführung einbinden, denn viele der bisherigen Verfahrensweisen ändern sich grundlegend.

Alle projektrelevanten Dokumente konsequent über das jeweilige Dokumentenmanagement-System erfassen.

Immer wiederkehrende Vorgänge wie die Digitalisierung von Dokumenten bürointern automatisieren/reglementierten.

Für die interne Kommunikation anstelle „elektronischer Rundbriefe“ Intranet einrichten oder spezielles Kommunikationswerkzeug nutzen.

Jedes Dokument über das DMS-System nur einmal zentral ablegen und archivieren (Datenredundanzen, Speichervolumen).

Von den archivierten Dokumenten in regelmäßigen Abständen ein projektbezogenes Daten-Backup anfertigen.

INFO

Weitere Infos*

http://www.aec-office.de

Marktübersicht BMSP-Software

http://www.dokumanager.de

Dokumentenmanagement-Portal

https://www.gdpdu-portal.com/

GDPdU-Infos

Lösungen und Anbieter*

DMS-Programme:

bitfarm-Archiv DMS ( http://www.bitfarm-archiv.de ), DigiArch ( http://www.awp-consult.de ), DOCUframe ( http://www.gsd-software.com ), DOXiS DMS ( http://www.ser.de ), ELO Office ( https://www.elo.com/en-de.html ), iqs DocumentCenter ( http://www.iqs.de ), OfficeManager ( http://www.krekeler.de )

BMSP/AVA-Programme:

ABK ( http://www.abk.at ), Acclaro ( http://www.acclaro.de ), ARCHITEXT Pallas ( http://www.architext.de ), ASBwin/BKS Win ( http://www.heitker.de ), AVAscript ( http://www.bechmann-software.de ), Docma EDM ( http://www.edr-projekt.com ), OfficeWare ( http://www.officeware.de ), Pre² ( http://www.pre2.de ), PR-PRO ( http://www.loreg.de ), ProjektPro Büro&CRM ( http://www.mairpro.de ), RIB office ( http://www.rib.de ), S-Control ( http://www.kbld.de ), StaWare InfoCenter ( https://www.staware.de/ ), untermStrich ( http://www.untermstrich.com/de/ )

* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

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